Formation Déclic Agenda Dentaire

Comment reprendre le contrôle de votre agenda, pour retrouver un rythme agréable au cabinet dentaire ?

La nouvelle organisation à mettre en place, étape par étape, pour arriver enfin à allonger la durée des rendez-vous de manière durable, diminuer le nombre de patients reçus par jour, sans faire de compromis sur les urgences et la qualité des soins.

 

(Attention : les solutions présentées ici ne visent pas à diminuer le nombre de patients dont vous allez pouvoir vous occuper, ni à faire des compromis sur la qualité des soins.

Au contraire : il s’agit de principes éprouvés d’organisation au cabinet dentaire, pour réduire au maximum les pertes de temps, pour arriver à un agenda parfaitement optimisé et serein, conciliant intérêts des patients et du cabinet dentaire).

 

Les cabinets dentaires que j’accompagne sont unanimes : le métier de la dentisterie est une course permanente.
Du premier patient, le matin, au dernier, le soir, on n’arrête pas.

 

A tel point, qu’on a souvent l’impression que notre agenda nous échappe.
Qu’il est hors de contrôle.

 

Comme un bolide lancé à toute vitesse, et hop un virage à droite qu’on voit venir au dernier moment, tout le monde est déporté sur la droite de la voiture emballée par la vitesse…
           … et hop un virage à gauche, on est de nouveau tous collés à la portière de gauche.

 

Mais qui est au volant ?

 

A peine le premier patient arrivé, les appels commencent.

Une urgence.
On la « case » entre 2 patients.

Ou sur la pause de midi.
Ou en fin de journée.

 

Et on se retrouve avec 15, 20 voire 25 patients dans la journée.
Des rendez-vous d’une demi-heure.
De 15 minutes parfois même.

 Et on enchaîne : vite, vite…

 

Même au fauteuil, alors que vous avez besoin de concentration : vous sentez l’ambiance électrique et tendue du cabinet.

 Vous entendez la sonnerie du téléphone, et parfois les discussions animées de la secrétaire avec les patients.

 

L’arrivée du patient suivant vous pousse à terminer ce que vous êtes en train de faire.
Mais comme cela ne fait que 20 minutes que vous travaillez en bouche avec ce patient, vous n’avez pas fait grand-chose.

 

Il faut pourtant s’arrêter là.
Le patient reviendra.

 

De toutes façons, vous lui avez bloqué suffisamment de rendez-vous pour continuer son traitement.
Sinon, il devrait attendre 4 mois avant de revenir !

 

Car votre agenda est plein sur 4 mois, voire 6 mois…
 Les patients doivent attendre parfois trèèès longtemps avant d’avoir un rdv.

 Et ça râle souvent au téléphone.
On doit expliquer.
Être un peu sec, pour faire accepter la réalité.

 Tout cela est tendu.
Trop tendu.

 

Et cela se ressent sur votre épanouissement professionnel… et personnel.

 

Vous vous êtes peut-être fait une raison : cela semble être la fatalité de la profession.

 

Mais tout de même… cette fatigue, le soir, en rentrant chez vous…
Et aussi cette impression de manque de sens…

 Cette répétition quotidienne de course perpétuelle… est-ce ce pour quoi vous aviez signé, en vous lançant dans cette profession ?

 

Alors vous avez peut-être entendu des conseils à droite à gauche.

 

Il semblerait que la solution soit dans l’allongement des rendez-vous.
En tout cas c’est le conseil classique que les « conseillers » en organisation du cabinet dentaire donnent habituellement.

 Et certains cabinets semblent arriver à de réelles améliorations de cette manière.

 

Du coup, vous avez peut-être essayé :

• Proposer de temps en temps un rendez-vous plus long, quand cela s’y prête ;
• Laisser quelques créneaux de libres pour les urgences ;
• Réservez des plages horaires pour les rendez-vous prioritaires ;
• Ou peut-être encore d’autres techniques de ce genre…

 

Sauf que, rapidement, les demandes se sont accumulées.

 

Et face à la pression des patients, face au nombre de demandes, la longueur des rdv s’est à nouveau amenuisée pour revenir petit à petit à votre standard :
20 minutes, parfois 30 minutes dans le meilleur des cas.

 

Les plages horaires réservées ont été grignotées par les urgences, les anciens patients à qui on ne peut rien refuser, ou la lassitude de l’assistante face à un patient trop insistant…

 

Les bonnes résolutions ne tiennent pas dans la durée.
Et cela renforce une impression d’être « prisonnier » de son organisation.

D’être esclave de son agenda.

Ce qui est quand même un comble pour une profession que l’on choisit quand même en partie pour son indépendance, pour la possibilité d’être son propre chef.

 

Alors, comment changer cela ?

 

Comment mieux vous organiser, de manière durable, pour enfin mettre en place un rythme plus serein dans votre cabinet ?

 

Pour prendre plus de plaisir dans votre métier, et sortir de cette course perpétuelle ?
Est-ce possible ?

Et est-ce possible… sans avoir à refuser une partie de la patientèle ?

 

Sans avoir à faire de compromis sur votre revenu, aussi ?
(Parce qu’il suffirait de réduire vos horaires de travail, tout simplement.
Mais cela aurait des conséquences financières si rien d’autres ne change…)

 

Quand je commence à travailler avec des cabinets dentaires, pour améliorer leur organisation, on commence toujours par regarder leur agenda.

 

Ce que je fais : je prends leur agenda actuel, et je leur montre la quantité de « temps morts ».
De « temps perdus ». 

Ça fait toujours un choc.

 

La plupart du temps :
Si on cumule ces « temps perdus », on arrive généralement à 1 demi-journée par semaine, voire presque 1 journée par semaine…

 

Le calcul est simple : 
Prenez 20 rendez-vous d’une demi-heure par jour.

 Sur ces 30 minutes par patient, il faut compter pour le PRATICIEN environ 2 à 3 minutes de « perdues » : salutation, installation au fauteuil, temps de prise de l’anesthésie…

 

On est d’accord : ces 3 petites minutes-là, finalement c’est un minimum et il est compliqué de les éliminer pour chaque patient :
Il faut bien dire bonjour, installer le patient, attendre que l’anesthésie prenne…

 

Donc l’idée c’est d’optimiser au maximum tous ces temps morts :
Si chaque patient « consomme » 3 minutes de temps « non productif », si vous avez 20 patients par jour ; cela fait 60 minutes.

Une heure par jour.

 Sur un mois, où vous travaillez 20 jours environ en moyenne : 20 x 1H = 20H.
3 jours entiers de travail !

 

Et donc sur une année entière…
                      …Vous perdez 3 jours x 10 mois de travail = 30 jours, soit 1 mois et demi de perdu !

 (Pour seulement 10 mois pleins travaillés, sinon, ce chiffre augmente encore un peu… et avec 20 jours de travail par mois.)

 Ça donne le vertige.

 

Maintenant, regardez dans votre agenda, la part de patients qui viennent vous voir plusieurs fois en quelques mois.
Et si ces patients, au lieu de venir 4 fois, ne venaient plus que 2 fois, pour des rdv 2 fois plus longs ?

Vous passez ainsi de 20 patients par jour à seulement 10 patients.

 

Combien de « temps perdus » économiseriez-vous ?

 

Tout le monde est gagnant :

• Le patient ne vient que 2 fois, il a moins de déplacement, et son traitement avance plus vite.
• Le dentiste : parce que vous avez économisé, la moitié de vos temps morts par mois, soit 10 heures de travail !

 

Maintenant, bien évidemment, si vous multipliez ces 10 heures par mois par le nombre de patients dans l’année que vous pouvez prendre en rdv longs…

Vous allez avoir une estimation du temps potentiel que vous pouvez gagner sur une année.

Faites cet exercice : vous allez voir, c’est assez étonnant.

 

 

Et vous voyez que dans cet exemple, on n’a pas pris moins de patients :
On a juste gagné du temps avec chaque patient.

Et tout le monde y gagne !

 

 Et tout le monde y gagne sans avoir à regarder en permanence votre montre au cabinet dentaire : cela serait ajouter une autre forme de stress inutile au cabinet dentaire.

 Non, il suffit de rallonger la durée moyenne de vos rendez-vous.

 

Alors bien-sûr, vous allez peut-être me dire que c’est plus facile à dire qu’à faire, et que c’est très théorique, mais déjà ça vous donne une idée de ce qui pourrait être possible en mettant en place les bonnes stratégies.

 

 Maintenant, le problème ? 

C’est justement de mettre en place cela.
De passer de la théorie un peu simpliste… à la pratique et ses mille et une surprises et imprévus quotidiens.

 

Et si vous n’avez pas des règles de prises de prise de rendez-vous solides, reposant sur les principes éprouvés de gestion du temps, ce qui se passe généralement, c’est ce que je vous ai décrit un peu plus haut :
Happé par les urgences et la folie quotidienne, on finit par ne pas respecter les procédures que l’on s’était fixé. 

 

On finit par caler une urgence sur la fin d’un rdv long, parce que « c’est la seule possibilité », et petit à petit les rdv longs ne sont plus longs du tout.
Et il faut que le patient revienne 3 fois, 4 fois, parce que vous n’avez pas fini ce que vous aviez prévu de faire. 

Les précieuses minutes d’économisées chaque jour ne sont plus qu’un bon souvenir…

 

Pour mettre en place un changement durable : il faut donc une stratégie d’organisation solide. 

Écrite. 

Reposant sur des principes de gestion du temps éprouvés dans la profession dentaire.

 

Des principes que vous allez maîtriser sur le bout des doigts, ainsi que votre équipe, et qui vont guider toutes vos décisions lorsque vous prenez les rdv au téléphone, lorsque vous accueillez les patients, etc..

 

Avec ces principes, certains très connus, d’autres ignorés de la profession, les réflexions et décisions sont prises rapidement, parce que vous savez que c’est la bonne chose à faire.

 

Parce que vous l’avez mûrement réfléchi.

 

Et que vous êtes convaincu que c’est la meilleure manière d’améliorer votre activité sur tous les plans :

• Plus de temps en bouche avec les patients ;
• Plus de sérénité au cabinet et dans l’équipe ;
• Plus de temps pour vous former, pour prendre du recul sur votre organisation justement ;
• Plus de temps pour vous (nombre de praticiens que j’ai aidé à mettre en place « leur agenda idéal » finissent leur journée plus tôt) ;
• Et même, souvent : plus de patients à la clé, car tout ce temps économisé peut être utilisé pour plus de patients ;
• Et donc, mathématiquement, des revenus en hausse…

 

Et bien souvent, pour l’avoir expérimenté avec nombre de cabinets dentaires que j’ai accompagnés :
Ce changement est bien plus simple et bien plus rapide à mettre en place que ce qu’on peut imaginer à première vue.

 

Le tout ?

 C’est de savoir ce que vous faites.

Pourquoi, de quelle manière, dans quel ordre…
              … autant de choses qui ne sont pas innées, et qu’on n’apprend pas en fac dentaire.

 

 

Ce que je vous propose ?

 

C’est de vous aider à structurer votre nouvelle organisation;

Vous aider à mettre en place les bonnes règles de prise de rendez-vous;

Pour enfin reprendre petit à petit le contrôle de contrôle de votre agenda.

 

L’idée, ici, n’est pas de transformer tout de suite toute l’organisation de votre cabinet dentaire.

Parce que d’expérience, quand on part avec cette idée de tout transformer, c’est trop « gros ».

Cela paraît insurmontable.

 

Et beaucoup abandonnent presque avant d’avoir commencé.

 

Non : ce que je vous propose, c’est un plan d’action.

 

D’avoir les idées claires, sur l’organisation idéale que vous souhaitez mettre en place.

Et d’avoir les idées claires sur ce que cela va impliquer comme étapes de changement (dans quel ordre vous allez mettre en place les changements, petit à petit, pour que ce changement ne soit pas source de stress);

 

Et sur les conséquences, ce que vous allez faire avec ce temps de gagné chaque semaine (allez-vous prendre plus de patients, allez-vous alléger l’agenda pour être beaucoup moins stressé au quotidien, etc).

 

L’idée, donc définir votre plan d’action concret pour enfin calmer le rythme au cabinet dentaire, et :

• arrêter de courir toute la journée de rendez-vous en rendez-vous ;
• mettre en place facilement et durablement les rendez-vous longs ;
• finir plus en forme le soir et les week-ends ;
• augmenter le bien-être au travail ;
• avancer plus rapidement dans vos traitements pour la satisfaction de tous ;
• améliorer votre productivité pour augmenter vos rentrées financières de façon régulière ;
• Gérer les urgences en toute sérénité sans bouleverser tout votre planning.

 

A partir de ce plan d’action, vous allez pouvoir mettre en place les changements à votre rythme, quand vous le souhaitez, en fonction de ce planning que nous aurons mis en place ensemble.

 

C’est l’objectif de ma nouvelle  formation :

« Comment reprendre le contrôle de votre agenda pour retrouver un rythme agréable au cabinet dentaire :  les actions à mettre en place tout de suite pour appliquer durablement les meilleurs principes de gestion des rendez-vous « 

 

Comment ça va se passer ?

 

A partir de votre inscription, et pendant 7 semaines, je vais vous envoyer 2 vidéos d’une vingtaine de minutes par semaine, dans lesquelles je vais vous aider à vous poser les bonnes questions, et à poser votre stratégie.

 

Voici ce que nous allons voir ensemble : 

• Des outils pratiques pour mettre en place progressivement et durablement les rendez-vous longs ;
• Comment faire adhérer les patients à une nouvelle organisation, plus bénéfique pour eux et pour vous ;
•  Comment réguler votre activité pour préserver votre énergie et votre capacité de travail à long termes et vos revenus à court terme ;
• Comment faire avancer vos traitements plus rapidement pour accepter plus vite de nouveaux patients et donner satisfaction au plus grand nombre de personnes sans augmenter vos horaires de travail ;
• Comment gérer facilement les urgences sans désorganiser votre planning pour remplir votre rôle de soignant sans sacrifier les autres patients ;
• Le principe essentiel et pourtant souvent mal compris dans la profession pour que vos patients acceptent sans réserve les contraintes d’organisation du temps qui sont les vôtres ;
• La règle de prise en charge maximale et d’efficacité optimale, trop souvent ignoré des praticiens, pour se sentir complètement à l’aise avec l’organisation que vous proposez à vos patients;
• La matrice de gestion du temps pour gérer de manière efficace les priorités du cabinet dentaire ;
• La méthode la plus efficace pour vous préparer, vous et votre équipe, à gérer les imprévus et adapter votre organisation aux changements inévitables qui interviennent dans la vie d’un cabinet dentaire ;
• Comment travailler une heure de moins par jour en maintenant le même niveau de revenus, voire en augmentant vos revenus ;
• Et plus encore…

 

Bien entendu, le seul fait de suivre cette formation ne va pas transformer votre vie comme un coup de baguette magique.

Pour cela il est important d’accepter de remettre en cause certaines idées reçues et habitudes.

 

 En jouant le jeu, en mettant en œuvre les recommandations et conseils pratiques de cette formation,

Vous allez avoir toutes les clés en main pour reprendre rapidement le contrôle de votre agenda, commencer à faire évoluer votre organisation pour être plus productif, réduire les pertes de temps et envisager l’avenir en toute sérénité.

 

 

C’est une formation qui a pour but de permettre d’avoir un vrai DÉCLIC (d’ailleurs, son « petit nom » est « Déclic Agenda Dentaire« ).

Elle reprend tous les éléments qui ont eu le plus fort impact pour les clients que j’ai accompagnés dans la transformation de leur agenda.

 

Le tarif de cette formation ?

 

Si un consultant devait vous accompagner pour vous aider à mettre en place tout ce que l’on va voir ensemble dans cette formation… il vous faudrait probablement investir quelques milliers d’euros.

 

Ici, je peux vous proposer un tarif plus abordable, étant donné que la formation est sous forme de vidéos.

 

Bien-sûr, je reste à votre disposition par email ou téléphone si vous avez des questions au cours de la formation.

Ainsi : vous pouvez suivre la formation à votre rythme, en autonomie, et avez en même temps la possibilité d’un échange individuel si besoin.

 

 

Pour toutes ces raisons, j’ai fixé le tarif de cette formation à seulement 2* 448,50 € TTC.
À peine le prix de 2 couronnes…

(Montant qui entre bien entendu dans les charges de votre cabinet dentaire.)

 

Cette formation est actuellement fermée,
inscrivez-vous ICI pour être en liste d’attente :