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Comment reprendre le contrôle de votre agenda, pour retrouver un rythme agréable au cabinet dentaire ?

La nouvelle organisation à mettre en place, étape par étape, pour arriver enfin à allonger la durée des rendez-vous de manière durable, diminuer le nombre de patients reçus par jour, sans faire de compromis sur les urgences et la qualité des soins.

 

Les cabinets dentaires que j’accompagne sont unanimes : le métier de la dentisterie est une course permanente.
Du premier patient, le matin, au dernier, le soir, on n’arrête pas.

 

A tel point, qu’on a souvent l’impression que notre agenda nous échappe.
Qu’il est hors de contrôle.

 

Comme un bolide lancé à toute vitesse, et hop un virage à droite qu’on voit venir au dernier moment, tout le monde est déporté sur la droite de la voiture emballée par la vitesse…
           … et hop un virage à gauche, on est de nouveau tous collés à la portière de gauche.

 

Mais qui est au volant ?

 

A peine le premier patient arrivé, les appels commencent.

Une urgence.
On la « case » entre 2 patients.

Ou sur la pause de midi.
Ou en fin de journée.

 

Et on se retrouve avec 15, 20 voire 25 patients dans la journée.
Des rendez-vous d’une demi-heure.
De 15 minutes parfois même.

 Et on enchaîne : vite, vite…

 

Même au fauteuil, alors que vous avez besoin de concentration : vous sentez l’ambiance électrique et tendue du cabinet.

 Vous entendez la sonnerie du téléphone, et parfois les discussions animées de la secrétaire avec les patients.

 

L’arrivée du patient suivant vous pousse à terminer ce que vous êtes en train de faire.
Mais comme cela ne fait que 20 minutes que vous travaillez en bouche avec ce patient, vous n’avez pas fait grand-chose.

 

Il faut pourtant s’arrêter là.
Le patient reviendra.

 

De toutes façons, vous lui avez bloqué suffisamment de rendez-vous pour continuer son traitement.
Sinon, il devrait attendre 4 mois avant de revenir !

 

Car votre agenda est plein sur 4 mois, voire 6 mois…
 Les patients doivent attendre parfois trèèès longtemps avant d’avoir un rdv.

 Et ça râle souvent au téléphone.
On doit expliquer.
Être un peu sec, pour faire accepter la réalité.

 Tout cela est tendu.
Trop tendu.

 

Et cela se ressent sur votre épanouissement professionnel… et personnel.

 

Vous vous êtes peut-être fait une raison : cela semble être la fatalité de la profession.

 

Mais tout de même… cette fatigue, le soir, en rentrant chez vous…
Et aussi cette impression de manque de sens…

 Cette répétition quotidienne de course perpétuelle… est-ce ce pour quoi vous aviez signé, en vous lançant dans cette profession ?

 

Alors vous avez peut-être entendu des conseils à droite à gauche.

 

Il semblerait que la solution soit dans l’allongement des rendez-vous.
En tout cas c’est le conseil classique que les « conseillers » en organisation du cabinet dentaire donnent habituellement.

 Et certains cabinets semblent arriver à de réelles améliorations de cette manière.

 

Du coup, vous avez peut-être essayé :

  • Proposer de temps en temps un rendez-vous plus long, quand cela s’y prête ;
  • Laisser quelques créneaux de libres pour les urgences ;
  • Réservez des plages horaires pour les rendez-vous prioritaires ;
  • Ou peut-être encore d’autres techniques de ce genre…

 

Sauf que, rapidement, les demandes se sont accumulées.

 

Et face à la pression des patients, face au nombre de demandes, la longueur des rdv s’est à nouveau amenuisée pour revenir petit à petit à votre standard :
20 minutes, parfois 30 minutes dans le meilleur des cas.

 

Les plages horaires réservées ont été grignotées par les urgences, les anciens patients à qui on ne peut rien refuser, ou la lassitude de l’assistante face à un patient trop insistant…

 

Les bonnes résolutions ne tiennent pas dans la durée.
Et cela renforce une impression d’être « prisonnier » de son organisation.

D’être esclave de son agenda.

Ce qui est quand même un comble pour une profession que l’on choisit quand même en partie pour son indépendance, pour la possibilité d’être son propre chef.

 

Alors, comment changer cela ?

 

Comment mieux vous organiser, de manière durable, pour enfin mettre en place un rythme plus serein dans votre cabinet ?

 

Pour prendre plus de plaisir dans votre métier, et sortir de cette course perpétuelle ?
Est-ce possible ?

Et est-ce possible… sans avoir à refuser une partie de la patientèle ?

 

Sans avoir à faire de compromis sur votre revenu, aussi ?
(Parce qu’il suffirait de réduire vos horaires de travail, tout simplement.
Mais cela aurait des conséquences financières si rien d’autres ne change…)

 

Quand je commence à travailler avec des cabinets dentaires, pour améliorer leur organisation, on commence toujours par regarder leur agenda.

 

Ce que je fais : je prends leur agenda actuel, et je leur montre la quantité de « temps morts ».
De « temps perdus ». 

Ça fait toujours un choc.

 

La plupart du temps :
Si on cumule ces « temps perdus », on arrive généralement à 1 demi-journée par semaine, voire presque 1 journée par semaine…

 

Le calcul est simple : 
Prenez 20 rendez-vous d’une demi-heure par jour.

 Sur ces 30 minutes par patient, il faut compter pour le PRATICIEN environ 2 à 3 minutes de « perdues » : salutation, installation au fauteuil, temps de prise de l’anesthésie…

 

On est d’accord : ces 3 petites minutes-là, finalement c’est un minimum et il est compliqué de les éliminer pour chaque patient :
Il faut bien dire bonjour, installer le patient, attendre que l’anesthésie prenne…

 

Donc l’idée c’est d’optimiser au maximum tous ces temps morts :
Si chaque patient « consomme » 3 minutes de temps « non productif », si vous avez 20 patients par jour ; cela fait 60 minutes.

Une heure par jour.

 Sur un mois, où vous travaillez 20 jours environ en moyenne : 20 x 1H = 20H.
3 jours entiers de travail !

 

Et donc sur une année entière…
                      …Vous perdez 3 jours x 10 mois de travail = 30 jours, soit 1 mois et demi de perdu !

 (Pour seulement 10 mois pleins travaillés, sinon, ce chiffre augmente encore un peu… et avec 20 jours de travail par mois.)

 Ça donne le vertige.

 

Maintenant, regardez dans votre agenda, la part de patients qui viennent vous voir plusieurs fois en quelques mois.
Et si ces patients, au lieu de venir 4 fois, ne venaient plus que 2 fois, pour des rdv 2 fois plus longs ?

Vous passez ainsi de 20 patients par jour à seulement 10 patients.

 

Combien de « temps perdus » économiseriez-vous ?

 

Tout le monde est gagnant :

  • Le patient ne vient que 2 fois, il a moins de déplacement, et son traitement avance plus vite.
  • Le dentiste : parce que vous avez économisé, la moitié de vos temps morts par mois, soit 10 heures de travail !

 

Maintenant, bien évidemment, si vous multipliez ces 10 heures par mois par le nombre de patients dans l’année que vous pouvez prendre en rdv longs…

Vous allez avoir une estimation du temps potentiel que vous pouvez gagner sur une année.

Faites cet exercice : vous allez voir, c’est assez étonnant.

 

 

Et vous voyez que dans cet exemple, on n’a pas pris moins de patients :
On a juste gagné du temps avec chaque patient.

Et tout le monde y gagne !

 

 Et tout le monde y gagne sans avoir à regarder en permanence votre montre au cabinet dentaire : cela serait ajouter une autre forme de stress inutile au cabinet dentaire.

 Non, il suffit de rallonger la durée moyenne de vos rendez-vous.

 

Alors bien-sûr, vous allez peut-être me dire que c’est plus facile à dire qu’à faire, et que c’est très théorique, mais déjà ça vous donne une idée de ce qui pourrait être possible en mettant en place les bonnes stratégies.

 

 Maintenant, le problème ? 

C’est justement de mettre en place cela.
De passer de la théorie un peu simpliste… à la pratique et ses mille et une surprises et imprévus quotidiens.

 

Et si vous n’avez pas des règles de prises de prise de rendez-vous solides, reposant sur les principes éprouvés de gestion du temps, ce qui se passe généralement, c’est ce que je vous ai décrit un peu plus haut :
Happé par les urgences et la folie quotidienne, on finit par ne pas respecter les procédures que l’on s’était fixé. 

 

On finit par caler une urgence sur la fin d’un rdv long, parce que « c’est la seule possibilité », et petit à petit les rdv longs ne sont plus longs du tout.
Et il faut que le patient revienne 3 fois, 4 fois, parce que vous n’avez pas fini ce que vous aviez prévu de faire. 

Les précieuses minutes d’économisées chaque jour ne sont plus qu’un bon souvenir…

 

Pour mettre en place un changement durable : il faut donc une stratégie d’organisation solide. 

Écrite. 

Reposant sur des principes de gestion du temps éprouvés dans la profession dentaire.

 

Des principes que vous allez maîtriser sur le bout des doigts, ainsi que votre équipe, et qui vont guider toutes vos décisions lorsque vous prenez les rdv au téléphone, lorsque vous accueillez les patients, etc..

 

Avec ces principes, certains très connus, d’autres ignorés de la profession, les réflexions et décisions sont prises rapidement, parce que vous savez que c’est la bonne chose à faire.

 

Parce que vous l’avez mûrement réfléchi.

 

Et que vous êtes convaincu que c’est la meilleure manière d’améliorer votre activité sur tous les plans :

  • Plus de temps en bouche avec les patients ;
  • Plus de sérénité au cabinet et dans l’équipe ;
  • Plus de temps pour vous former, pour prendre du recul sur votre organisation justement ;
  • Plus de temps pour vous (nombre de praticiens que j’ai aidé à mettre en place « leur agenda idéal » finissent leur journée plus tôt) ;
  • Et même, souvent : plus de patients à la clé, car tout ce temps économisé peut être utilisé pour plus de patients ;
  • Et donc, mathématiquement, des revenus en hausse

 

Et bien souvent, pour l’avoir expérimenté avec nombre de cabinets dentaires que j’ai accompagnés :
Ce changement est bien plus simple et bien plus rapide à mettre en place que ce qu’on peut imaginer à première vue.

 

Le tout ?

 C’est de savoir quels leviers vous pouvez activer pour reprendre le contrôle de votre activité :

  • Quels éléments dépendent de vous pour contrôler votre activité ?
  • Quels éléments vous échappent complètement ?

 Par exemple quand vous pratiquez une anesthésie, vous avez des idées précises sur le type d’anesthésiant et les doses nécessaires en fonction des caractéristiques physiologiques du patient et du secteur de la dent à opérer.

 Ces facteurs sont connus et maitrisables.

 

En revanche, vous ignorez le degré de sensibilité du patient à cet anesthésiant et son degré d’anxiété exact qui va jouer sur sa réaction au produit…

 

Comment pouvez-vous prendre cela en compte ?

 

Quel possibilité d’action avez-vous sur ces derniers facteurs qui ne dépendent pas directement de vous ?

 

C’est la même chose pour beaucoup les éléments qui vous permette de contrôler votre activité, c’est-à-dire :

  • Votre agenda et votre emploi du temps  :
    Vous pouvez choisir de travailler quand vous voulez, mais les patients vont-ils accepter ces horaires ?
    Comment les faire adhérer à votre organisation du temps ?

     

  • Les actes que vous pratiquez en bouche :
    Vous pouvez vous former et acquérir un savoir-faire technique impressionnant mais que se passe-t-il si vos patients refusent vos propositions de plan de traitement ? Comment pouvez-vous avoir une action sur ces acceptations/refus ?

     

  • Votre relation avec les patients :
    Vous pouvez souhaiter être agréable avec tous vos patients et les soigner dans les meilleures conditions…
      … mais que se passe-t-il s’ils arrivent énervés, tendus et avec des exigences incompatibles avec les contraintes du cabinet ?
    Comment pouvez-vous jouer sur cette relation qui détermine grandement l’ambiance au cabinet ?

 

 

Ce que je vous propose ?

 

C’est 1H30 de conférence en ligne offerte sur le thème :  

COMMENT REPRENDRE LE CONTRÔLE DE VOTRE ACTIVITÉ

pour ralentir le rythme, pour réaliser les actes intéressants pour  vos patients et pour vous et  pour ré-enchanter votre pratique,
sans renoncer à votre sérénité financière, bien au contraire !

 

Voici ce que nous allons voir ensemble : 

  • Les 2 leviers pour retrouver un agenda agréable et calmer le rythme, travailler avec des journées équilibrées et souffler un peu ; 
  • Comment déterminer clairement ce qui dépend de vous et ce sur quoi vous pouvez vraiment agir et contrôler au cabinet… totalement, partiellement ou pas du tout  !

    Et donc optimiser vos actions pour éviter de vous épuiser ;

  • Le secret pour pouvoir être plus productif tout en réduisant votre fatigue tout en augmentant la satisfaction de vos patients ; 
  • Comment reprendre le contrôle de la relation avec les patients pour augmenter vos acceptations et réaliser la dentisterie de vos rêves et dont les patients ont réellement besoin ; 
  • Les 4 croyances qui empêchent 80% des praticiens d’être la meilleure version d’eux-mêmes au travail et de s’épanouir quotidiennement dans leur activité ; 
  • Comment lutter contre ces 4 fausses croyances et les transformer en clés de succès pour travailler plus sereinement et plus profitablement ; 
  • Comment reprendre le contrôle de votre fatigue, de votre moral et de votre énergie au cabinet dentaire et aussi en dehors ; 
  • La démarche logique et naturelle pour reprendre progressivement le contrôle sur votre agenda, sur votre relation avec les patients et sur les actes que vous pratiquez et ré-enchanter votre pratique ;

     

 

Cette conférence est

en REDIFFUSION

jusqu’au DIMANCHE 28/4 à minuit !.